會計電算化下內(nèi)部控制變化淺析論文

　　一、會計電算化下內(nèi)部控制發(fā)生的變化

　　1.內(nèi)部控制范圍發(fā)生變化。在傳統(tǒng)會計條件下，會計內(nèi)部控制主要針對經(jīng)濟業(yè)務處理，通過憑證傳遞程序，規(guī)定每個工作點完成的任務，并在傳遞程序中選擇控制點進行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護是一個復雜的系統(tǒng)工程，所以電算化會計下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出的正確性控制等，會計電算化擴大了會計內(nèi)部控制的范圍。

　　2.內(nèi)部控制制度發(fā)生變化。會計電算化改變了原有的會計組織體制，會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務的性質(zhì)設置的各業(yè)務核算組已經(jīng)被撤銷，與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復存在。大中型企事業(yè)單位新設置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中，財務管理組是電算化會計系統(tǒng)的核心部門，崗位劃分比原來更細，并提高了財務管理要求。所以，在電算化會計條件下必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。

　　3.內(nèi)部控制涉及的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)發(fā)生變化。在電算化會計條件下，會計數(shù)據(jù)和信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼無法看見的。存儲在磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)極易被篡改、破壞，甚至銷毀，而且不會留下任何痕跡和線索，這就使得對機內(nèi)數(shù)據(jù)和信息的保護變得尤為重要。原來的劃線>簽章更正錯賬的方法已不能使用，而且已記過賬的憑證不允許直接修改，只能采用憑證沖銷的方法。會計數(shù)據(jù)要定期備份并妥善保管，防止計算機系統(tǒng)故障或因受到破壞而造成會計數(shù)據(jù)丟失。同時，由于數(shù)據(jù)存儲的非直接可見性，使不懂計算機技術(shù)的人很難接近和修改會計數(shù)據(jù)，因此電算化會計條件下對人的控制要集中在對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部人員的控制上。

　　4.內(nèi)部控制形式發(fā)生變化。會計電算化使會計內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義，如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸人、處理和輸出三個環(huán)節(jié)，從輸人會計憑證到輸出會計報表，可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操作，是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。所以，數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時，計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術(shù)，使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制，如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權(quán)限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性。可見，在電算化會計條件下，會計內(nèi)部控制方式已部分地被計算機所取代，由人工控制轉(zhuǎn)移為人機控制。

　　二、會計電算化下內(nèi)部控制制度建立思路

　　1.電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護。控制電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復雜的系統(tǒng)工程，一般來說投資較大，對整個企業(yè)的影響也較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以，在開發(fā)前必須進行可行性分析，從經(jīng)濟上、技術(shù)上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性，進行資本預算和效益評估。在軟件的開發(fā)過程中，必須認真執(zhí)行國家和地方頒布的有關(guān)標準和規(guī)范。購買的商品化會計軟件也必須是經(jīng)過評審的會計軟件，因為只有按照標準和規(guī)范開發(fā)的會計信息系統(tǒng)才更可靠s更完善。在新系統(tǒng)使用的準備階段要加強對有關(guān)人員的培訓，提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中，要采取有效的控制手段，做好各項準備工作，如人員重新配置、清理賬目、準備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉(zhuǎn)換方法，一般可采取并行轉(zhuǎn)換，新舊系統(tǒng)并行一段時間，以檢驗新系統(tǒng)的正確性。如果會計軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，或者由于企業(yè)經(jīng)營活動及經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化，需要對會計軟件進行維護，就必須對會計軟件的維護進行嚴格控制。一般來說，如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護，由系統(tǒng)管理員提出申請，由會計部門負責人、總會計師和企業(yè)領導對會計軟件維護申請進行審批。批準后，由專職會計軟件維護人員進行修改維護，其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護，應事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收，驗收通過并正式下達使用通知后，修改后的軟件才能投人正式運行。

　　2.組織控制。實現(xiàn)會計電算化后，會計部門的組織機構(gòu)和崗位分工必須進行重新調(diào)整，會計數(shù)據(jù)的處理將集中在計算機操作部門，要重新設計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制，系統(tǒng)開發(fā)組、系統(tǒng)操作組、系統(tǒng)維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當盡可能分離，劃清各自的工作職責和業(yè)務處理范圍。如，系統(tǒng)操作組負責進行會計數(shù)據(jù)處理，而不能進行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護，系統(tǒng)開發(fā)組和系統(tǒng)維護組不能有會計軟件的操作權(quán)和會計業(yè)務的決定權(quán)等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責任制，明確職責，責任到人。其重點是系統(tǒng)操作組內(nèi)部的崗位分工，同時要加強對系統(tǒng)開發(fā)、專職會計員、檔案員等的控制，應做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。如，系統(tǒng)操作組內(nèi)系統(tǒng)管理員、操作員、審核員及維護員的職權(quán)是不相容的，必須明確劃分工作范圍和職責權(quán)限，不能兼任。三是要建立并嚴格執(zhí)行相應的人事管理制度，加強內(nèi)部控制，對某些關(guān)鍵崗位要實行定期輪換制度。

　　3.操作控制。操作控制是通過制定和執(zhí)行操作規(guī)則來實現(xiàn)的。操作規(guī)則主要包括計算機操作規(guī)則、操作運行規(guī)則、用機時間記錄規(guī)則、控制臺記錄規(guī)則、機房守則、應急措施和安全規(guī)則等。其目的是通過規(guī)范計算機使用來保證會計信息處理的高質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)核準而使用程序、文件的機會。目前，許多企業(yè)雖然有上機管理制度，但多數(shù)不能嚴格執(zhí)行，這必然給會計數(shù)據(jù)的安全留下隱患。為了確保會計信息的安全、完整和保密，各單位必須嚴格執(zhí)行上機管理制度。

　　4.輸入、處理和輸出控制。輸人控制是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)，因為輸人是電算化會計信息系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)入口，只有輸入正確的會計數(shù)據(jù)，才能保證最終輸出的會計信息是正確的。各單位應建立起一整套控制制度以便對輸入數(shù)據(jù)進行嚴格控制，保證輸人數(shù)據(jù)的正確性。輸人控制常用的方法主要有：設計科目代碼校驗，防止科目輸入錯誤；進行試算平衡校驗，防止憑證金額輸入錯誤；采用順序檢查法，防止憑證編號錯誤；采用二次輸入法，將數(shù)據(jù)兩次輸入，匯總對比輸入結(jié)果來確定輸人是否正確等。處理控制是對計算機系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行控制，這些控制往往被寫入計算機程序，又稱之為自動控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數(shù)據(jù)的核對、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長度、標識、是否感染病毒等。輸出控制是指對計算機系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理活動進行控制，其目的是保證各種輸出結(jié)果的真實性、完整性和正確性。具體控制措施包括輸出格式控制、屏幕輸出控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡傳輸控制等。輸出控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否相符，輸出數(shù)據(jù)是否完整，是否能滿足使用部門的需要等。另外，輸出的會計資料要進行登記，會計檔案要求保管。

　　5.安全保密控制系統(tǒng)。安全保密控制是指采取措施，防范自然災害、失誤、計算機舞弊和犯罪活動危害系統(tǒng)安全，保證系統(tǒng)和會計信息的安全可靠，防止會計信息被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：實行用戶識別控制，保證系統(tǒng)外部人員不能盜用系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部人員只能按其權(quán)限使用規(guī)定的功能；建立機內(nèi)操作日志，由程序自動進行操作登記，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計線索；實行加密存儲控制，對重要的數(shù)據(jù)應加密存儲或以密碼的形式在網(wǎng)絡中傳輸，會計軟件的程序要進行編譯或加密；實行數(shù)據(jù)存取權(quán)限控制，不能讓所有的操作員隨便存取會計數(shù)據(jù)；進行數(shù)據(jù)和程序的備份和恢復控制，對會計軟件和重要的數(shù)據(jù)文件要定期備份存檔，以便發(fā)生故障后能及時恢復，對會計檔案要妥善保管。此外，要加強對計算機病毒的防范。一是利用殺毒軟件對病毒進行檢查并殺滅；二是采取多種形式的預防措施，如慎用公共軟件或共享軟件，定期對系統(tǒng)進行檢査，對重要的文件進行備份，對軟盤加以保護等。

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