加強高校檔案編研的主要對策分析論文
論文關(guān)鍵詞:檔案編研 理念 對策
論文摘要:文章從高校檔案編研的現(xiàn)狀出發(fā)，探析了高校檔案編研的基本理念，提出了高校檔案編研的基本方略。
隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，對檔案的要求，無論是檔案的規(guī)范性，還是檔案的創(chuàng)新性，都越來越高。如何加強高校檔案資源的開發(fā)與利用，如何使高校檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展的要求，這是高校檔案館及其管理部門面臨的又一重大課題。筆者認(rèn)為，必須突破傳統(tǒng)的檔案、整理、被動服務(wù)的工作思路，積極主動地研究和開發(fā)檔案資源，對高校檔案進行深加工，為促進高校教學(xué)、科研、管理等各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展進言獻策，提高高校檔案的社會服務(wù)性水平。因此，高校檔案部門必須加強檔案的編研工作，采取有效措施，促進高校檔案編研工作順利進行。
一、高校檔案編研的基本現(xiàn)狀
從高�？傮w情況看，各高校檔案編研工作的水平參差不齊，編研成果還不能完全滿足高校教學(xué)科研發(fā)展的需要，不能滿足黨政管理決策參考的需要，集中表現(xiàn)在以下方面:
1.檔案編研機構(gòu)不健全，職能不明確，編研工作難以順利開展
根據(jù)原國家教委6號令第三條規(guī)定:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。各高等學(xué)校必須把檔案工作納人學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理�！钡捎趥鹘y(tǒng)觀念的影響，不少學(xué)校認(rèn)為檔案管理就是把處理完的文件裝訂整齊放在鐵柜內(nèi)不要丟失就行了，并未重視檔案機構(gòu)的完善和人員配備。有些規(guī)模較大的高校只設(shè)有檔案室，配備2-3名工作人員。在這種情況下檔案工作人員只能忙于檔案的收集整理和日常借閱，根本無暇顧及檔案編研;有些高校成立了檔案館，但除少數(shù)館設(shè)立了編研部(科)外，大多數(shù)檔案館內(nèi)部的職能機構(gòu)設(shè)置采用按檔案類別劃分的形式，每個部(科)工作的主要職能與上述檔案室近似。由于沒有明確的編研機構(gòu)和編研人員，編研工作的隨意性很大，編研工作也無法正常有序地開展。
2.檔案編研的組織性、計劃性不強，編研成果缺乏針對性、實用性
由于受人員編制等諸多因素的影響，不少檔案館的工作重心側(cè)重在檔案的收集、保管和利用上，作為檔案管理過程重要一環(huán)的檔案編研工作往往未被納入工作計劃和規(guī)劃，有時為迎接檢查或升級達標(biāo)就臨時組織部分人員搞突擊。而檔案編研實質(zhì)上是一個科學(xué)的、復(fù)雜的智力活動過程，它有著較強的理論性和實踐性，倉促上陣的編研人員重負(fù)之下無暇鉆研檔案編研理論，也無暇進行需求調(diào)查，工作不能有的放矢。這樣編研出來的成果大多是一些原始材料的簡單匯總，信息含量低，針對性、實用性不強，利用率不高，即使印發(fā)到一些職能部門也被束之高閣，從而給檔案工作帶來負(fù)面的影響。
3.檔案編研起點低，編研成果難上水平
檔案不僅要“編”，而且要“研”，編和研是既獨立又聯(lián)系的辯證統(tǒng)一體�！把小庇姓{(diào)研和研究兩層含義，它是編研的基礎(chǔ)和前提，并貫穿于編研的全過程，能使編研進一步深化;而編又是研的目的和結(jié)果，不能只編不研，或只研不編，只有二者有機結(jié)合、同步發(fā)展，才能創(chuàng)造出高質(zhì)量的編研成果。目前，有不少高校的編研工作還處于初級階段，只編不研或編多研少的現(xiàn)象較為突出，雖然編研的種類不少、數(shù)量較多，但在質(zhì)量上缺乏一定的深度，學(xué)術(shù)性不強，大多局限在一次文獻、二次文獻的編研，不次文獻的編研寥寥無幾，與高校其他學(xué)科的水平和成果相比，存在明顯差距。
4.檔案編研囿于思維定勢，缺乏工作預(yù)見性、前瞻性
高校的檔案館藏反映了學(xué)校成長和發(fā)展的每一點足跡，其豐富的信息資源為當(dāng)今高校教學(xué)、科研、管理提供決策、參考作用的價值不可低估。但檔案工作人員傳統(tǒng)的“坐等上門”、不與外界廣泛聯(lián)系溝通的現(xiàn)狀仍然存在，用戶與檔案工作人員之間只有“你來”，沒有“我往”，極具價值的檔案資源“養(yǎng)在深閨無人曉”。因此，必須加強檔案工作的預(yù)見性、前瞻性，這是高等教育改革與發(fā)展對檔案管理提出的新要求。檔案工作人員只有深人到職能部門去調(diào)查了解他們究竟“需要什么”，編研才能出“精品”、受歡迎。
二、高校檔案編研的基本理念
上述種種現(xiàn)象表明，目前高校檔案的編研工作并沒有引起高校管理部門和檔案館的高度重視。為此，很有必要對高校檔案編研的基本理念進行研究分析。
筆者認(rèn)為，高校檔案編研工作的最終目標(biāo)是，應(yīng)用檔案業(yè)務(wù)知識，對收集整理的檔案資料進行科學(xué)編研，使之成為更加系統(tǒng)、完善、精煉、有用的檔案資料，為利用者提供方便，為高校管理機構(gòu)提供決策依據(jù)。這表明，它是一項具有創(chuàng)造性，預(yù)見性、前瞻性的業(yè)務(wù)活動。因此，高校檔案編研的基本理念就必須以市場需求為導(dǎo)向，以社會效益為中心，以高�？沙掷m(xù)發(fā)展為服務(wù)宗旨，深人研究高校管理部門及院系和社會各界對檔案的要求，高校管理部門、各院系、檔案館等部門都要高度重視檔案編研工作，檔案館職員要從針對性、實用性、科學(xué)性這些角度來開展高校檔案編研工作。比如，目前有些高校有關(guān)科研方面的檔案，只是停留在歷年資料的簡單匯集上，對這方面資料的分析還是個空白。再如，有些高校在學(xué)生招生人數(shù)方面、高校的教學(xué)設(shè)備方面、高校師資方面等等，也只是進行一些簡單的數(shù)據(jù)，至于這些方面的比例關(guān)系并沒有進行認(rèn)真的編研，等等。類似這些問題的分析、研究工作目前在許多高校還是個空白。從2002年我省開展的本科教學(xué)評估中，評估專家在許多高校都發(fā)現(xiàn)了許多類似于上述的問題。這就不能不引起我們的注意和足夠的重視。所有上述問題、筆者認(rèn)為，關(guān)鍵是沒有樹立正確的檔案編研的基本理念，檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)意義的簡單和整理這個層面上。因此，一方面必須從思想上給予足夠的重視，明確當(dāng)前高校檔案編研的重要性和必要性，樹立正確的檔案編研的基本理念。另一方面必須加強高校檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，以提高檔案編研的水平。三、加強高校檔案編研工作的主要對策
高校檔案編研工作若要全面開展起來，產(chǎn)生社會效益，就要調(diào)動全校各院、系的積極性，把院系的兼職檔案員與專職人員組成一支編研隊伍，報課題、立項目，與學(xué)校的教學(xué)、科研、管理緊密地結(jié)合起來，使之成為一項具有創(chuàng)造性，、預(yù)見性和前瞻性的系統(tǒng)工程。為此檔案從業(yè)人員必須掌握和深人領(lǐng)會檔案編研的基本思想，全面應(yīng)用管理學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、信息科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)、教育學(xué)等學(xué)科的綜合知識，圍繞針對性、實用性和科學(xué)性，開發(fā)和利用檔案信息資源。
1.強化檔案編研思想
傳統(tǒng)高校檔案管理思想已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)代高校發(fā)展的要求，不利于高校適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)，也不利于促進高校檔案研究工作的開展。檔案編研的理論研究是沒有止境的，但是，如果沒有檔案編研的開創(chuàng)性研究，檔案編研工作只能停留在口頭上。思想是行動的指南，只要從思想上強化檔案編研，才能加強檔案的編研工作，開創(chuàng)高校檔案編研的新局面。高校檔案館館長尤其要率先強化檔案編研工作思想，才能組織力量，開展檔案的編研工作。檔案編研工作是一項專業(yè)性勝極強的活動，學(xué)校在安排檔案館館長人選上一定要選專業(yè)對口的人才，這樣，才有利于組成一支專兼結(jié)合的編研隊伍，深人開展編研工作。
2.專職檔案員要主動與各部門接觸，了解各部門對檔案的需求
當(dāng)前，大多數(shù)高校檔案工作思路是兼職檔案員每個學(xué)期期末把本部門相關(guān)檔案材料移交給檔案館，然后專職檔案員再進行一些整理和。筆者認(rèn)為，這種工作思路不適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展要求，檔案館的職能和作用沒有得到充分發(fā)揮，而且，檔案編研是以市場需求為導(dǎo)向，檔案編研成果要具有針對性、實用性和科學(xué)性，才能滿足高校和社會的需求。因此，專職檔案員必須加強與校各部門的聯(lián)系，加強交流，了解他們對檔案資料的實際要求，做到有的放矢。
3.專職檔案員要主動與檔案查閱人進行交談
這是獲得檔案市場需求和社會需求第一手資料的重要途徑。因為，檔案查閱人是檔案需求市場的主體，通過與他們親切交談，可以更加深人了解高校和社會各界對檔案需求情況，從而有助于明確檔案編研的方向，使檔案編研成果更加具有實用性，其利用率必然會得到提高，檔案工作的作用將更加充分地得到發(fā)揮。
4.加強與其他高校專職檔案員的交流
高校的發(fā)展雖然各具特色，但是，在檔案工作方面，存在著較大的相似性，各高校專職檔案員相互交流有助于彼此共同進步。交流的形式可以是多方面的，如參加會議、書信往來、電子郵件，電話交談，等等。這既可以促進彼此的友誼，又可以促進彼此的業(yè)務(wù)水平的提高。
5.專職檔案員要加強學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，深入研究、開發(fā)對學(xué)校、對社會、經(jīng)濟、科技發(fā)展有價值的專題檔案
在這項工作中，專職檔案員要具有奉獻精神，責(zé)任心要強，工作熱情要高，鉆研勁頭要足，要充分發(fā)揮自已各方面的潛能，認(rèn)真對待。
6.要經(jīng)常召開研討會，商討檔案編研工作，主動將工作思路向主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)匯報
一方面檔案編研工作要有正確的方針指導(dǎo)，有校領(lǐng)導(dǎo)的支持和理解。另一方面要發(fā)揮檔案編研成果在校各類決策當(dāng)中的指導(dǎo)作用，為學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
7.加強檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
檔案網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作現(xiàn)代化管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案編研的主要手段，也是檔案編研成果傳播的重要渠道。檔案部門應(yīng)從人才、設(shè)備兩方面加強檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。但是，網(wǎng)絡(luò)安全以及檔案的法律效力問題，是高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)面臨的最棘手的問題，在現(xiàn)實工作中必須引起注意，并應(yīng)采取措施加以解決。
8.加強高校檔案評估和年檢工作，以評促建，以檢促改
高校檔案評估與年檢對檔案工作的縱深發(fā)展起著促進作用，是高校檔案工作不斷完善和發(fā)展的重要途徑，要發(fā)揮“以評促建，以檢促改”的良好效果。當(dāng)前，在評估與年檢工作中，應(yīng)本著實用、科學(xué)、系統(tǒng)、多樣化的原則，按照準(zhǔn)、快、全、穩(wěn)的要求，客觀地評估和檢查高校檔案編研資料，以促進高校檔案編研工作順利發(fā)展。
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