寫(xiě)景作文：冬日雪景

　　關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》的說(shuō)明

　　為加強(qiáng)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，針對(duì)目前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作的技術(shù)手段、管理方法、管理流程等的新變化，我們對(duì)財(cái)政部于1998年印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字 [1998] 32號(hào))(以下簡(jiǎn)稱(chēng)現(xiàn)行《管理辦法》)中有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了修訂，形成了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》)�，F(xiàn)對(duì)《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》作出如下說(shuō)明：

　　一、修訂背景

　　財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1984年聯(lián)合發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年對(duì)該辦法進(jìn)行了第一次修訂�，F(xiàn)行《管理辦法》實(shí)施10多年以來(lái)，對(duì)于規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等發(fā)揮了積極作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷健全、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的范圍內(nèi)容、承載形式、管理方式、應(yīng)用程度等均發(fā)生了較大的變化，現(xiàn)行《管理辦法》的有關(guān)條款已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新情況和新變化，突出表現(xiàn)在：(一)隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。(二)隨著經(jīng)營(yíng)管理對(duì)會(huì)計(jì)核算多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案的保管形式需要進(jìn)行變革。(三)隨著我國(guó)會(huì)計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國(guó)家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)或修訂，會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷(xiāo)毀、交接等方面的規(guī)定，相應(yīng)需要進(jìn)行調(diào)整。

　　二、修訂的主要內(nèi)容

　　(一)明確會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍

　　現(xiàn)行《管理辦法》采用列舉的方式，提出了四類(lèi)應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料，但未對(duì)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵進(jìn)行界定。列舉之外的其他會(huì)計(jì)資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔，缺少相應(yīng)的判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位在實(shí)際工作中的做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭(zhēng)議。因此，根據(jù)《檔案法》以及相關(guān)制度辦法關(guān)于檔案的表述，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了定義，規(guī)定“本辦法所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料”。

　　同時(shí)，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的范圍進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該包括(1)會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證。(2)會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他輔助性賬簿。(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。(4)其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)書(shū)，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　(二)明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，云計(jì)算時(shí)代的來(lái)臨，會(huì)計(jì)信息化步伐不斷加快，電子會(huì)計(jì)資料正逐步取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮著日益重要的作用。現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”。在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術(shù)手段已經(jīng)較為成熟，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會(huì)計(jì)檔案意義不大，也大大增加了檔案的管理成本。此外，所提的備案要求既有悖于國(guó)務(wù)院關(guān)于轉(zhuǎn)變政府職能、簡(jiǎn)政放權(quán)的精神，也并不符合目前實(shí)際的做法。

　　為此，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》刪除了備案的規(guī)定，并進(jìn)一步肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的有效性和可替代性(對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的替代)，規(guī)定“單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：(1)電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由相應(yīng)的信息系統(tǒng)生成和傳輸。(2)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù);能夠輸出符合歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料;設(shè)定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。(3)使用的檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，符合電子數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相應(yīng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的索引關(guān)系。(4)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被篡改。(5)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫�，能夠有效防范自然�?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。(6)不屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案。”、“單位從外部接收的原始憑證，附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，且同時(shí)滿(mǎn)足第七條規(guī)定條件的，可僅以電子形式歸檔保存。”

　　相應(yīng)地，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的移交、銷(xiāo)毀、利用等也提出了有關(guān)要求。

　　(三)完善會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序和要求

　　會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀是會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷(xiāo)毀鑒定是銷(xiāo)毀的前提和基礎(chǔ)�，F(xiàn)行《管理辦法》第十條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的具體程序，但未明確銷(xiāo)毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，同時(shí)要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”，這在一定程度上將銷(xiāo)毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)的責(zé)任，對(duì)于已超過(guò)最低保管期限且符合銷(xiāo)毀條件的會(huì)計(jì)檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易銷(xiāo)毀，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作很難有效實(shí)施。因此，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》增加了銷(xiāo)毀鑒定的程序和要求，規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿(mǎn)，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。”

　　監(jiān)銷(xiāo)是保證銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排�，F(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)”。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，由內(nèi)部相關(guān)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)已經(jīng)能夠起到應(yīng)有的監(jiān)督作用，國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案再由財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)，實(shí)際意義不大，也增加了行政管理成本。為此，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》刪除了財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)的規(guī)定，同時(shí)進(jìn)一步明確單位內(nèi)部組織監(jiān)銷(xiāo)的有關(guān)要求，規(guī)定“單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀工作，并共同派員監(jiān)銷(xiāo)。電子會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)，還應(yīng)當(dāng)由信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷(xiāo)。”、“監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。”

　　(四)結(jié)合實(shí)際需要完善或修改相關(guān)內(nèi)容

　　一是延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)(檔案工作人員)的期限。現(xiàn)行《管理辦法》要求會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中，很多單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的需要應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)以及業(yè)務(wù)主管部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)等的檢查，通常近三年的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表需要隨時(shí)查閱。為減少審批手續(xù)，提高工作效率，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)往往申請(qǐng)推遲檔案移交的時(shí)間。為此，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》規(guī)定，“屬于當(dāng)年歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，一般應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)年度終了后半年內(nèi)，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員進(jìn)行移交。因工作需要確需推遲移交、由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)同意，且最多不超過(guò)三年。”

　　二是完善會(huì)計(jì)檔案利用的有關(guān)要求。現(xiàn)行《管理辦法》規(guī)定，“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出”。實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門(mén)的檢查、國(guó)家審計(jì)部門(mén)的審計(jì)中或者出于司法需要，會(huì)計(jì)檔案會(huì)被借出。因此《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》規(guī)定，“單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。”

　　三是明確代理記賬中涉及的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。近年來(lái)，我國(guó)會(huì)計(jì)服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬。因此，《管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》規(guī)定“單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)在簽訂的書(shū)面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的保管要求及相應(yīng)責(zé)任”。

　　四是根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用情況，將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由五類(lèi)改為四類(lèi)，刪除了三年的定期保管期限類(lèi)別，并相應(yīng)調(diào)整了附表中的保管期限。

　　《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(征求意見(jiàn)稿)》與現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)照表

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